Privacy

Nieuwerkerkse Gymnastiek Vereniging

Privacy

NGV en de privacywet AVG

 

Het is u wellicht niet ontgaan dat er sinds 25 mei 2018 nieuwe Europese privacywetgeving is ingegaan, deze staat in Nederland bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook NGV verwerkt persoonsgegevens en moet voldoen aan de AVG.

Vanuit KNGU is er een zelfverklaring opgesteld voor verenigingen die wij kunnen invullen. Naast deze zelfverklaring zal NGV ook andere maatregelen nemen, zodat een juiste en veilige verwerking kan plaats vinden van de persoonsgegevens van onze leden. Onder deze maatregelen vallen in ieder geval:

• Aanpassen informatie op de website

• Nalopen beveiliging website, mailboxen, opslagmedia

• Opstellen privacy statement en online zetten

Deze maatregelen zullen op korte termijn genomen worden, zodat in het nieuwe seizoen wij er klaar voor zijn en fris kunnen starten.

Mocht u vragen hebben over de AVG in combinatie met NGV of iets over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u deze stellen door een mail te sturen naar info@ngv-nieuwerkerk.nl

 

Het leden bestand

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) betekent dat we geen persoonsgegevens meer mogen bewaren zonder noodzaak. Hierdoor mogen we gegevens van oud-leden en oud-relaties niet tot in lengte van dagen bewaren. Binnen het leden bestand DigiMembers is hiervoor een automatisch proces ingericht waardoor gegevens automatisch geschoond worden.

Voor persoonsgegevens geldt een bewaartermijn van 2 jaar en voor facturatiegegevens een bewaartermijn van 7 jaar.

Indien wij als vereniging de gegevens langer willen bewaren dienen wij dit vast te leggen in het verenigingsstatuut waar de leden akkoord mee dienen te gaan. Wij maken nu gebruik van het automatisch opschoonproces van het leden bestand DigiMembers, deze optie is geactiveerd.

 

Naast het automatische proces heeft een persoon, binnen de AVG, ook recht om zijn of haar gegevens op verzoek eerder te laten verwijderen. Dit kan door de optie "Handmatig verwijderen" in het leden bestand maar er moet dan wel voldaan worden aan een aantal voorwaarden:

•Persoon moet oud-lid of oud-relatie zijn. Indien dit niet zo is dan dient de persoon eerst oud-lid of oud-relatie te worden gemaakt. Hierbij dient de persoon geen actieve betaalrelatie te zijn.

•Er mogen geen financiële gegevens meer gekoppeld zijn aan een persoon die minder dan 7 jaar oud-lid is omdat voor facturen een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar geldt vanuit de belastingwetgeving.

Het definitief verwijderen van personen met recentere facturatiegegevens is dus niet mogelijk, ook niet als een oud lid dit verzoekt.

 

Het vastleggen van uw gegevens

Via het inschrijfformulier geeft de persoon die zich inschrijft, toestemming voor de opslag en het gebruik van de ingevulde gegevens in het leden bestand en de financiële administratie.

De leden administratie is benaderbaar via een web-applicatie van het KNGU. De gegevens van de leden zijn dus niet opgeslagen op een prive-computer van de vereniging maar liggen vast in de goed beveiligde omgeving van de KNGU.

De toegang tot de gegevens is belegd bij de leden administrateur voor de leden administratie en bij de penningmeester voor de financiële administratie.

 

Het inzien en wijzigen van uw gegevens

Naar aanleiding van een inschrijving wordt een kopie van de vastgelegde gegevens teruggestuurd naar degene die de aanmelding heeft ingediend zodat die persoon kan zien welke gegevens door ons zijn vastgelegd.

Wilt u later alsnog zien welke gegevens wij over uw lidmaatschap hebben vastgelegd dan kunt u een mail sturen naar de leden administrateur jacques@ngv-nieuwerkerk.nl met vermelding van naam en geboortedatum. U krijgt vervolgens een kopie van de inschrijving retour.

Wijzigingen van gegevens kunt eveneens doorgeven door een mail te sturen naar de leden administrateur jacques@ngv-nieuwerkerk.nl . Na verwerking ontvangt u een nieuwe bijgewerkte kopie van uw gegevens.

 

De website

Onze website is beschermd met een SSL certificaat (HTTPS) zodat de gegevens die u invoert via een contact- of inschrijfformulier optimaal beveiligd zijn.

De website is ondergebracht bij een gerenommeerde provider die zorgdraagt voor het technisch up-to-date houden van de website (software updates, thema's en plug-ins etc.) en het maken van back-up.

De persoonsgegevens die via het inschrijfformulier of het contactformulier worden ingevoerd worden niet bewaard in de web-applicatie.

De toegang tot de gegevens is belegd bij de leden administrateur / website beheerder.