Sinds 25 mei 2018 is de nieuwe Europese privacywetgeving (AVG) van kracht. NGV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring en moet hiertoe voldoen aan de AVG .
NGV heeft maatregelen genomen, zodat een juiste en veilige verwerking kan plaats vinden van de persoonsgegevens van onze leden. Onder deze maatregelen vallen in ieder geval:
- Aanpassen informatie op de website
- Het automatisch opschonen van gegevens in het leden bestand Digimembers
- Aanpassen beveiliging website, mailboxen, opslagmedia
- Zorgdragen voor de beveiliging Van de leden administratie en de financiële administratie.
- Opstellen privacy statement en online zetten
Mocht u vragen hebben over de AVG in combinatie met NGV of iets over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u deze stellen door een mail te sturen naar info@ngv-nieuwerkerk.n
Persoonsgegevens die wij verwerken
NGV verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.
De gegevens die u ons verstrekt via het inschrijfformulier op onze website worden vastgelegd in het KNGU leden bestand Digimembers.
Via het inschrijfformulier geeft de persoon die zich inschrijft, toestemming voor de opslag en het gebruik van de ingevulde gegevens in het leden bestand en de financiële administratie.
De leden administratie is benaderbaar via een web-applicatie van het KNGU (Digimembers).
De gegevens van de leden zijn dus niet opgeslagen op een prive-computer van de vereniging maar liggen vast in de goed beveiligde omgeving van de KNGU.
Het beheervan de gegevens is belegd bij de leden administrateur voor de leden administratie en bij de penningmeester voor de financiële administratie.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
NGV verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het onderhouden van de leden administratie Digimembers
- De verwerking van gegevens in de financiële administratie,
- U te informeren over wijzigingen van ons lesprogramma en andere activiteiten,
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
Delen van persoonsgegevens met derden
NGV verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van ons overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. NGV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Inzien van uw gegevens. U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Naar aanleiding van een inschrijving wordt een kopie van de vastgelegde gegevens teruggestuurd naar degene die de aanmelding heeft ingediend zodat die persoon kan zien welke gegevens door ons zijn vastgelegd.
Wilt u later alsnog zien welke gegevens wij over uw lidmaatschap hebben vastgelegd dan kunt u een mail sturen naar de leden administrateur ledenadministratie@ngv-nieuwerkerk.nl met vermelding van naam en geboortedatum. U krijgt vervolgens een kopie van de inschrijving retour.
Wijzigingen van gegevens kunt u eveneens doorgeven door een mail te sturen naar de leden administrateur ledenadministratie@ngv-nieuwerkerk.nl. Na verwerking ontvangt u een nieuwe bijgewerkte kopie van uw gegevens.
Verwijderen van gegevens
NGV maakt gebruik van het automatisch opschonen van gegevens in het ledenbestand Digimembers.
Uitgangspunt: bewaartermijn twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
Naast het automatische proces heeft een persoon, binnen de AVG, ook het recht om zijn of haar gegevens op verzoek eerder te laten verwijderen. Daartoe moet er echter wel worden voldaan aan een aantal voorwaarden:
- Persoon moet oud-lid of oud-relatie zijn. Indien dit niet zo is dan dient de persoon eerst oud-lid of oud-relatie te worden gemaakt. Hierbij dient de persoon geen actieve betaalrelatie te zijn.
- Er mogen geen financiële gegevens meer gekoppeld zijn aan een persoon die minder dan 7 jaar oud-lid is omdat voor facturen een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar geldt vanuit de belastingwetgeving.
Het definitief verwijderen van personen met recentere facturatiegegevens is dus niet mogelijk, ook niet als een oud lid dit verzoekt.
De beveiliging van uw gegevens
NGV neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
De beheer van de gegevens van de leden administratie Digimembers is belegd bij de leden administrateur / website beheerder. De penningmeester heeft het recht de gegevens van Digimembers in te zien ten behoeve van de financiële administratie.
Het beheer van de financiële administratie is belegd bij de penningmeester.
Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via de e-mail van onze leden administrateur ledenadministratie@ngv-nieuwerkerk.nl.
NGV wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact -met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
De vereniging verklaart verder:
Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging.
Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.
Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
NGV neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of –systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van NGV) tussen zit.
Overige Passende beveiligingsmaatregelen zijn:
Wij als vereniging maken geen gebruik van digitale direct marketing
Wij als vereniging hebben papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel. Uitzondering is alleen dat de trainster veelal een presentielijst in de zaal beschikbaar hebben met daarop namen en telefoonnummers.
De website is ondergebracht bij een gerenommeerde provider die zorgdraagt voor het technisch up-to-date houden van de website (software updates, thema’s en plug-ins etc.) en het maken van back-up zodat de gegevens die u invoert via een contact- of inschrijfformulier optimaal beveiligd zijn.
De persoonsgegevens die via het inschrijfformulier of het contactformulier worden ingevoerd worden niet bewaard in de web-applicatie.
De gegevens van de leden zijn dus niet opgeslagen op een prive-computer van de vereniging maar liggen vast in de goed beveiligde omgeving van de KNGU (Digimembers).
Wij als vereniging verklaren dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger via ons inschrijfformulier.